Am besten hören Sie es selbst
Zwei echte Gesprächsbeispiele zum Nachlesen und Anhören, danach können Sie die Demo auch selbst anrufen und mit dem System sprechen, das später bei Ihnen ans Telefon geht.
Einfach mal selbst testenWer dahintersteht
Mein Name ist Jerome Baumann, ich habe CallCatch in Sassenberg im Münsterland gegründet. Die Idee dazu kam aus einer einfachen Beobachtung: Handwerksbetriebe verlieren gute Aufträge selten wegen der Arbeit selbst, sondern weil während der eigentlichen Arbeit, außerhalb der Öffnungszeiten oder bei Personalmangel oft niemand ans Telefon geht. Genau dafür habe ich CallCatch entwickelt, eine verlässliche Lösung, um die Sie sich nicht selbst kümmern müssen.
Mir ist wichtig, dass hinter der Technik immer ein echter Mensch steht. Ich richte jeden Assistenten selbst ein, individuell auf Ihren Betrieb zugeschnitten: Sie sagen mir, was Sie brauchen, ich kümmere mich um den Rest. Sie investieren dafür keine eigene Zeit, sondern gewinnen welche für Ihr eigentliches Geschäft. Danach bleibe ich Ihr fester Ansprechpartner, direkt erreichbar über meine eigene Handynummer, ohne Warteschleife und ohne wechselnde Zuständigkeiten.
Warum CallCatch
- Kein Programm zum selbst einrichten — wir übernehmen Rufnummer, Ansage, WhatsApp-Anbindung und die DSGVO-Papiere. Sie müssen nichts installieren und nichts bedienen.
- DSGVO- und EU-AI-Act-konform, kein Selfservice-Produkt — Auftragsverarbeitungsvertrag, Löschfristen und die Kennzeichnungspflichten für KI-gestützte Systeme sind vertraglich und technisch abgesichert, nicht Ihre Aufgabe. Sie erhalten ein fertig eingerichtetes, rechtssicheres System statt einer Software, die Sie selbst konfigurieren und verantworten müssten.
- Aus dem Münsterland, kein anonymer Konzern — eine echte Handynummer, immer derselbe Ansprechpartner, keine Warteschleife und keine wechselnden Zuständigkeiten.
- Für Sie individualisierbar, kein Baukasten von der Stange — der Assistent wird auf Ihr Gewerk zugeschnitten, mit den passenden Rückfragen etwa für Wasserschaden, Heizungsausfall oder Gasgeruch, und lässt sich jederzeit anpassen, wenn sich bei Ihnen etwas ändert.
- Noch ist das selten — kaum ein Handwerksbetrieb in Ihrer Region hat heute schon einen KI-Telefonassistenten, der wirklich ans Telefon geht. Wer jetzt startet, ist früh dran.
Individuell auf Sie zugeschnitten
Nichts davon müssen Sie selbst konfigurieren. Sie sagen uns, was Sie wollen, wir richten es ein.
- Wie er klingt und sich meldet — Begrüßung in Ihren eigenen Worten, mehrere natürliche deutsche Stimmen zur Auswahl, Tonfall und Sprechtempo so, wie es zu Ihrem Betrieb passt
- Wann und wie er rangeht — rund um die Uhr oder nur außerhalb Ihrer Geschäftszeiten, nur wenn bei Ihnen niemand abnimmt oder grundsätzlich alle Anrufe
- Was bei einem Notfall passiert — Sie legen fest, was bei Ihnen als Notfall gilt. Ein Notfall kommt sofort und deutlich als Notfall markiert per WhatsApp und E-Mail bei Ihnen an, und der Anrufer bekommt die wichtigsten Sicherheitshinweise. Ein automatisches Durchstellen gibt es bewusst nicht. Verlangt ein Anrufer ausdrücklich einen Mitarbeiter, stellt der Assistent ab Paket Komplett an Ihre hinterlegte Nummer durch
- Eigene Wissensdatenbank — Standardfragen wie Öffnungszeiten, Einsatzgebiet oder Ihre Leistungen beantwortet der Assistent direkt selbst, statt sie nur zu notieren und weiterzureichen
- Terminreservierung im Kalender — der Assistent merkt den Wunschtermin des Anrufers als Eintrag in Ihrem Kalender vor, Sie bestätigen ihn selbst, verbindlich gebucht wird nichts ohne Sie (ab Paket Komplett, siehe Preise)
- Wohin die Zusammenfassung geht — WhatsApp, E-Mail, oder beides, an eine oder mehrere Nummern, das vollständige Gesprächstranskript ab Paket Pro
Mehrere Rufnummern oder Standorte richten sich nach Ihrem Paket, siehe Preise. Weitere Feinheiten wie die Aufbewahrungsfrist Ihrer Gesprächsnotizen (Details dazu in unserer Datenschutzerklärung) klären wir kurz im persönlichen Einrichtungsgespräch.
So funktioniert es
Wenn bei Ihnen niemand abnimmt, wird der Anruf an CallCatch weitergeleitet. Das läuft in vier Schritten:
Der Anruf wird angenommen
Der Assistent meldet sich mit Ihrem Betriebsnamen und sagt im ersten Satz, dass er ein automatischer Assistent ist.
Er fragt das Wichtigste ab
Name, Rückrufnummer, Ort, worum es geht und wie dringend es ist. Bei einem Notfall markiert er die Zusammenfassung deutlich als Notfall und gibt dem Anrufer die wichtigsten Sicherheitshinweise.
Sie bekommen die Zusammenfassung
Innerhalb weniger Sekunden nach dem Gespräch als Nachricht auf Ihr Handy, zusätzlich per E-Mail. Kurz, sortiert, mit der Rückrufnummer direkt zum Antippen.
Rückruf, wenn Sie möchten — oft gar nicht nötig
Sie können zurückrufen, abends, in der Pause, am nächsten Morgen. Oft ist das aber gar nicht mehr nötig: Der Assistent hat bereits alle wichtigen Informationen erfasst und kann sogar direkt einen Terminvorschlag aus Ihrem Kalender nennen. Der Kunde ist in der Zwischenzeit jedenfalls nicht beim Nächsten gelandet, weil sich jemand um ihn gekümmert hat.
Was der Assistent für Sie tut
- Geht ans Telefon, rund um die Uhr — auch abends, am Wochenende und im Urlaub
- Nimmt strukturiert auf, worum es geht
- Erkennt Notfälle an den Stichworten, die Sie selbst vorgeben
- Nennt Öffnungszeiten und sagt, wann mit einem Rückruf zu rechnen ist
- Bietet auf Wunsch Terminvorschläge aus Ihrem Kalender an
- Gibt Ihnen mehr ungestörte Zeit für die eigentliche Arbeit, statt zwischen Baustelle und Telefon zu wechseln
Was er ausdrücklich nicht tut
- Nennt keine Preise und macht keine Zusagen
- Schließt keine Aufträge ab
- Gibt keine fachliche Auskunft oder Reparaturanleitung
- Gibt sich nie als Mensch aus — fragt jemand nach, sagt er es klar
- Ersetzt nicht den Notruf: bei Gefahr für Menschen verweist er auf 112
Ein Hinweis, den wir wichtig finden. Der Assistent arbeitet mit künstlicher Intelligenz. Das sagt er jedem Anrufer im ersten Satz, ungefragt. Uns ist lieber, Ihre Kunden wissen sofort, woran sie sind, als dass sie es hinterher merken. Das ist auch gesetzlich so vorgeschrieben.
Was ein verpasster Anruf wirklich kostet
Ihr Wettbewerber ist nur einen Anruf entfernt. Wenn bei Ihnen niemand rangeht, wählt der Kunde einfach die nächste Nummer, vor allem bei einem Notfall wartet niemand auf einen Rückruf.
Stellen Sie die Regler auf Ihre eigenen Werte, jeder Betrieb ist anders. Angenommen wird: jeder zweite Anrufer wandert bei Nichterreichbarkeit zur Konkurrenz ab, statt es später noch einmal zu versuchen.
Nur falls zutreffend: eine Aushilfe, Bürokraft oder regelmäßige Überstunden allein fürs Telefon. Bei den meisten Kleinbetrieben 0.
So gerechnet: 5 verpasste Anrufe/Woche × 4,3 Wochen ≈ 22 im Monat. Davon wandert jeder zweite zur Konkurrenz ab, das sind rund 11 verlorene Aufträge im Monat. Mal 350 € Auftragswert ergibt 3.850 € im Monat, mal 12 rund 46.200 € im Jahr. Eine seriöse Zahl, die für jeden Betrieb gilt, gibt es nicht — die Regler oben sind eine Annäherung, keine Garantie.
Dem stehen die Kosten von CallCatch gegenüber: je nach Paket 129 bis 279 € im Monat, siehe Preise unten. Schon ein einziger zusätzlich gehaltener Auftrag deckt das in den meisten Fällen für mehrere Monate.
Und was in keiner Umsatzrechnung auftaucht: die Zeit, die Sie nicht mehr zwischen Baustelle und Telefon aufteilen. Schon 30 Minuten am Tag, die Sie nicht mehr durchs Klingeln aus der Arbeit gerissen werden, summieren sich schnell:
So gerechnet: 30 Minuten pro Werktag × 5 Werktage ≈ 2 Std. 30 Min. pro Woche, × 4,3 Wochen ≈ 10 Std. 45 Min. pro Monat. Auch das ist ein Beispiel mit eigenen Annahmen, keine gemessene Studie — bei Ihnen kann es mehr oder weniger sein, je nachdem, wie oft Sie sonst mitten in der Arbeit ans Telefon müssten.
Quelle für die Größenordnung "Kunden wandern bei Nichterreichbarkeit ab": CallRail, Umfrage unter 1.000 US-Verbrauchern, 2025 — 78 % gaben an, schon einmal komplett zu einem anderen Anbieter gewechselt zu sein, weil ein Anruf unbeantwortet blieb. Belastbare Studien speziell für deutsche Handwerksbetriebe gibt es nicht, die Rechnung oben ist ein Beispiel mit eigenen Annahmen, keine gemessene Studie.
Was es kostet
Im Preis enthalten sind die persönliche Einrichtung durch mich, ein fester Ansprechpartner mit Handynummer statt eines anonymen Callcenters, und laufende individuelle Anpassungen, jederzeit möglich. Ich entwickle CallCatch außerdem stetig weiter und gehe sehr gerne auf einzelne Kundenwünsche ein, statt Ihnen einen starren Baukasten zum Selbstkonfigurieren hinzustellen.
Anruf
55 Gesprächsminuten enthalten, danach 0,69 € je Minute
- Anrufannahme rund um die Uhr
- Zusammenfassung aufs Handy und per E-Mail
- Notfallerkennung nach Ihren Vorgaben
- Fester Ansprechpartner mit Handynummer
Komplett
80 Gesprächsminuten enthalten, danach 0,59 € je Minute
- Alles aus Anruf
- Notfall-Meldung ohne Verzug, mit Sicherheitshinweisen für den Anrufer
- Terminvormerkung mit Kalenderabgleich, Sie bestätigen selbst
- Live-Weiterleitung, wenn der Anrufer ausdrücklich einen Mitarbeiter verlangt
- Eigene Wissensdatenbank für Standardfragen
- Monatlicher Bericht: Anrufe, Notfälle, geschätzter Wert
- Anpassungen schnellstmöglich
Pro
135 Gesprächsminuten enthalten, danach 0,50 € je Minute
- Alles aus Komplett
- Anfrage-Qualifizierung: Auftragsart, Dringlichkeit, Objekt vorab erfasst
- Mehrere Rufnummern oder Standorte
- Vollständiges Gesprächstranskript je Anruf
- Weitere Sprachen auf Wunsch, Englisch ist immer dabei
- Filter für wiederkehrende Werbe- und Spamanrufer
- Bevorzugte Reaktion bei Änderungswünschen
Einrichtung 199 € einmalig. Für Gründungskunden oder bei jährlicher Abrechnung 99 €. Darin enthalten ist das gesamte Einrichtungsgespräch, das Schreiben Ihrer Ansage, die Notfallregeln, der Testlauf und die Übergabe. Das macht ein Mensch, nicht ein Formular.
Zusatzmodul Bewertungen 49 € im Monat, auf Anfrage. Nach jedem erledigten Auftrag bittet CallCatch Ihren Kunden automatisch und freundlich um eine Google-Bewertung, mit direktem Link. Das Modul richten wir auf Anfrage für Sie ein.
Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer und gelten für Geschäftskunden. Laufzeit monatlich, Kündigung mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende. Überschreiten Sie die enthaltenen Minuten, werden die zusätzlichen Minuten zum genannten Minutenpreis abgerechnet. Ein Tarifwechsel passiert nie automatisch, sondern nur, wenn Sie ihm zustimmen. Mehr dazu unter den häufigen Fragen und in den AGB.
Wohin Ihre Daten gehen
Die Zusammenfassung geht an genau die Nummer und die E-Mail-Adresse, die Sie uns nennen, an sonst niemanden. Der Assistent weist jeden Anrufer zu Beginn darauf hin, dass er mit einer KI spricht, und holt seine Einwilligung zur Verarbeitung des Gesprächs ein. Der schriftliche Gesprächsinhalt wird standardmäßig nach spätestens 2 Monaten gelöscht, kürzer oder länger auf Ihren Wunsch. Unsere direkten Dienstleister für Server und Telefonie sitzen in der Europäischen Union. Einzelne ihrer Unterauftragnehmer, etwa für die Spracherkennung und für WhatsApp, können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten. Sie erhalten von uns einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO mit einer vollständigen Liste aller beteiligten Dienstleister, bevor der erste echte Anruf läuft. Alles Weitere steht in der Datenschutzerklärung.
Wenn sich etwas ändern soll
Sie schreiben uns eine Nachricht, wir ändern es, schnellstmöglich und ohne Zusatzkosten. Sie müssen nichts selbst einstellen und brauchen kein Programm zu bedienen. Was Sie alles anpassen lassen können, steht weiter oben unter Was Sie bei uns einstellen lassen können.
Sicherheit und was bei einem Ausfall passiert
Wir tun, was technisch und organisatorisch sinnvoll ist, um Ausfälle möglichst zu vermeiden:
- Der Server steht bei einem etablierten europäischen Rechenzentrumsbetreiber in Nürnberg, Verbindungen sind verschlüsselt.
- Die Sprachverarbeitung läuft über einen professionellen Anbieter, der selbst auf hohe Verfügbarkeit ausgelegt ist.
- Wir prüfen die Erreichbarkeit regelmäßig und bauen die technische Überwachung laufend weiter aus.
Ganz ausschließen lässt sich ein Ausfall dabei nie, das kann Ihnen ehrlich gesagt kein Anbieter versprechen, das gilt für jedes technische System, auch für ein normales Festnetz. Wichtig zu wissen: Das hängt davon ab, ob bei Ihnen eine Rufumleitung aktiv ist. Ohne aktive Rufumleitung verhält sich Ihr Telefon genau wie vor CallCatch — es klingelt normal durch, und falls Sie eine eigene Mailbox eingerichtet haben, übernimmt einfach wieder Ihre gewohnte Mailbox. Ist die Rufumleitung aktiv (das ist im laufenden Betrieb der Normalfall) und der Assistent ausnahmsweise einmal nicht erreichbar, kann der Anruf in diesem einzelnen Moment unbeantwortet bleiben — ein automatischer Rückfall auf Ihre eigene Mailbox ist dann technisch nicht garantiert.
Bei einem Problem rufen Sie trotzdem einfach Ihren festen Ansprechpartner direkt auf dem Handy an, keine Hotline und kein Ticketsystem. Kommt eine Zusammenfassung einmal nicht per Nachricht an, geht sie zusätzlich immer per E-Mail raus.
Häufige Fragen
Merkt mein Kunde, dass er mit einer Maschine spricht?
Ja, und zwar sofort. Der Assistent sagt es im ersten Satz. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und aus unserer Sicht auch richtig so. Die Erfahrung zeigt: Anrufer stört das deutlich weniger als eine Mailbox oder ein Freizeichen ins Leere.
Wie natürlich klingt die KI wirklich?
Das lässt sich schwer in Worten beschreiben, deshalb hören Sie es sich am besten selbst an: Auf unserer Demo-Seite können Sie zwei echte Gesprächsbeispiele nachlesen und anhören und den Assistenten anschließend selbst anrufen. Die Stimme klingt modern und flüssig, bleibt aber als KI erkennbar, das sagt sie wie erwähnt auch selbst im ersten Satz.
Was passiert, wenn die KI etwas nicht versteht?
Der Assistent fragt gezielt nach oder lässt sich wichtige Angaben wie Namen oder Telefonnummern noch einmal bestätigen, genau wie es ein aufmerksamer Mitarbeiter auch tun würde, das sehen Sie in den Gesprächsbeispielen auf der Demo-Seite. Bleibt trotzdem etwas unklar, geht der Anruf nicht verloren: Er wird vollständig notiert, und Sie können selbst nachfassen.
Was, wenn mir das Ergebnis nicht gefällt?
Bevor Sie überhaupt ans Kündigen denken müssen: Ich bin Ihr fester persönlicher Ansprechpartner und passe den Assistenten so oft an, wie es nötig ist, bis das Ergebnis wirklich zu Ihrem Betrieb passt, das ist im Preis enthalten, keine Zusatzkosten. Auch CallCatch selbst entwickelt sich laufend weiter, jede Rückmeldung fließt direkt in die nächste Verbesserung ein. Wenn es trotzdem nicht passt: Sie kündigen mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende, ohne Begründung. Es gibt keine Mindestlaufzeit, außer Sie wählen bewusst die zwölf Monate mit reduzierter Einrichtungsgebühr. Wir halten niemanden über Verträge fest, das würde ohnehin nicht funktionieren.
Wer sitzt eigentlich dahinter?
CallCatch ist ein kleiner Betrieb aus Sassenberg im Münsterland. Der Vorteil daran ist der Ansprechpartner: Sie bekommen eine Handynummer, unter der immer dieselbe Person rangeht, und keine wechselnde Warteschleife. Der Nachteil ist, dass wir nicht rund um die Uhr besetzt sind. Der Assistent läuft rund um die Uhr, wir Menschen nicht.
Muss ich meine Telefonnummer wechseln?
Nein. Ihre Nummer bleibt unverändert. Sie richten bei Ihrem Anbieter eine Rufumleitung ein, die greift, wenn Sie nicht abnehmen oder besetzt sind. Das machen wir im Einrichtungsgespräch gemeinsam, es dauert wenige Minuten.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Das Einrichtungsgespräch ist sehr individuell auf Ihren Betrieb zugeschnitten und dauert deshalb auch mal länger als 30 Minuten. Danach übernehme ich die komplette Einrichtung, Sie müssen sich um nichts weiter kümmern, außer die Rufumleitung bei Ihrem eigenen Telefonanbieter einzurichten (das machen wir im Gespräch gemeinsam) und, falls Sie die Terminbuchung nutzen möchten, gegebenenfalls einen eigenen Kalender-Account anzulegen. Alles Weitere richte ich für Sie ein und teste es. In der Regel läuft der Assistent innerhalb weniger Tage nach dem Gespräch scharf, Sie hören ihn vorher ab, bevor ein echter Kunde ihn hört.
Funktioniert das auch für Elektro, Dach oder andere Gewerke?
Ja. Die Fragen, die der Assistent stellt, und die Notfallregeln werden für Ihr Gewerk geschrieben. Bei einem Heizungsbauer im Januar ist etwas anderes ein Notfall als bei einem Dachdecker nach einem Sturm.
Werden Gespräche mitgeschnitten?
Nur mit Einwilligung. Der Assistent weist jeden Anrufer zu Beginn darauf hin und fragt, ob er einverstanden ist. Das Gespräch wird verarbeitet, um das Anliegen als Text zu erfassen, das ist der eigentliche Zweck. Lehnt der Anrufer ab, werden nur Name und Rückrufnummer aufgenommen.
Wo werden die Daten verarbeitet?
Der Server steht in Nürnberg, die Telefonie und Sprachverarbeitung läuft über einen Anbieter mit Sitz in der EU. Einzelne Unterauftragnehmer, etwa für die Spracherkennung und für WhatsApp, können Daten auch außerhalb der EU verarbeiten. Sie bekommen vor dem Start einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit einer vollständigen und namentlichen Liste aller beteiligten Dienstleister. Einzelheiten in der Datenschutzerklärung.
Was passiert, wenn ich mehr Minuten brauche als im Paket enthalten sind?
Die zusätzlichen Minuten werden zum Minutenpreis Ihres Pakets abgerechnet, mehr passiert nicht. Sie werden nie ungefragt in einen teureren Tarif geschoben. Sobald Sie 80 Prozent Ihres monatlichen Kontingents erreicht haben, informieren wir Sie rechtzeitig in Textform, damit Sie nicht überrascht werden. Liegen Sie zwei Monate hintereinander über Ihrem gebuchten Volumen, melden wir uns von selbst und schlagen Ihnen ein passendes Paket vor, umgestellt wird aber ausschließlich mit Ihrer Zustimmung.
Warum stehen die Preise netto, wird es am Ende teurer?
Nein. Wir weisen die gesetzliche Umsatzsteuer offen auf der Rechnung aus, weil wir regelbesteuert sind statt Kleinunternehmer. Für Sie als Handwerksbetrieb ändert das an Ihren tatsächlichen Kosten nichts: Die ausgewiesene Umsatzsteuer holen Sie sich als vorsteuerabzugsberechtigtes Unternehmen über Ihre eigene Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt zurück. Der Nettopreis, den Sie effektiv zahlen, bleibt exakt der genannte Betrag.
Ihre Rückmeldung
Wenn Sie CallCatch nutzen: Wir lesen jede Rückmeldung selbst, und zwar auch und gerade die unangenehmen. Was nervt, was fehlt, was falsch verstanden wurde. Genau daraus wird das Produkt besser.
Zur Ehrlichkeit von Bewertungen. Wir veröffentlichen hier bisher keine Bewertungen, weil es dafür schlicht noch zu wenige gibt. Sobald das der Fall ist, gilt: Es erscheint nur, was ein echter Kunde geschrieben und ausdrücklich zur Veröffentlichung freigegeben hat. Wir prüfen jede Bewertung gegen unsere Kundenliste. Negative Bewertungen werden nicht gelöscht und nicht versteckt. Und niemand bekommt von uns eine Gegenleistung für eine Bewertung, weder Rabatt noch Geschenk.
Sprechen wir kurz darüber
Ein Info-Gespräch dauert etwa 20 Minuten, kostet nichts und verpflichtet zu nichts. Danach wissen Sie, ob sich das für Ihren Betrieb lohnt, und wir sagen Ihnen auch, wenn es das nicht tut.
E-Mail: info@callcatch.de
Oder wir rufen Sie zurück
Lieber nicht selbst anrufen oder schreiben? Hinterlassen Sie kurz Ihre Nummer, wir melden uns.